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Wissen Telefon first: Gesprächsknigge im Mail-Zeitalter
Nachrichten Wissen Telefon first: Gesprächsknigge im Mail-Zeitalter
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19:00 22.07.2019
Hebt niemand ab? Dann höchstens viermal klingeln lassen. Mit einfachen Kommunikationsregeln können Berufstätige die Scheu vor dem Telefonieren schnell ablegen. Quelle: Monique Wüstenhagen/dpa-tmn
Essen/Bielefeld

Schnell mal einen Tisch reservieren oder einen Termin vereinbaren: Für die wenigsten Tätigkeiten müssen wir heute noch zum Telefonhörer greifen. Da fällt es mitunter auch im Job schwer – sei es aus Scheu, Unsicherheit oder Bequemlichkeit. Doch ist eine E-Mail tatsächlich immer die verständlichere Lösung?

Telefonate oft schneller und unkomplizierter als eine E-Mail

Eine E-Mail an den Kunden, Ansprechpartner oder Auftraggeber ist nicht zwingend verständlicher als ein Anruf. „Vertrauliche Dinge oder komplexe Sachverhalte sind oft schneller und unkomplizierter am Telefon zu klären als per Mail“, sagt Linda Kaiser. Sie ist stellvertretende Vorsitzende der Deutschen Knigge-Gesellschaft mit Sitz in Essen.

Vorbereitung ist das A und O: So geht man in Geschäftstelefonate

Unvorbereitet sollte im Berufsleben aber niemand zum Telefon greifen. „Wichtig ist, dass der Anrufer sich im Vorfeld eine klare Struktur für das Telefonat und auch Argumente zurechtlegt“, erklärt Ute Gietzen-Wieland, Business- und Mental-Coach in Bielefeld. Berufstätige sollten das E-Mail-Schreiben allerdings auch nicht ganz sein lassen: In vielen Fällen sei es richtig eine E-Mail zu schreiben, so Salka Schwarz, Business-Coach in Berlin. Ist der Gesprächspartner beispielsweise telefonisch nicht erreichbar, ist eine E-Mail die beste Lösung.

Eine Mail ist auch eine Möglichkeit, erst einmal ein bestimmtes Anliegen kundzutun – verbunden mit der Bitte, sich darüber am Telefon auszutauschen. In der Mail können dann etwa einige Terminvorschläge für das Telefonat stehen. „Über Chatdienste wie Messenger ist allerdings im beruflichen Kontext eine Kontaktaufnahme unangebracht“, betont Gietzen-Wieland.

No-Go: Das sollten Sie am Telefon vermeiden

Fürs Telefonieren gibt es Faustregeln. „Zu lange klingeln lassen geht gar nicht“, betont Kaiser. Wenn das Gegenüber nach viermal Klingeln nicht abhebt, dann bitte auflegen.

Ein weiteres No-Go: Das Telefon klingelt, der Anrufbeantworter springt an. Manche legen einfach auf. „Das hat wenig Stil“, sagt Gietzen-Wieland. Besser ist es, eine Nachricht mit seinem Namen, dem Grund des Anrufs und eine Rückrufnummer zu hinterlassen. Wer will, kann eine Mail hinterherschicken, nochmals kurz das Anliegen umreißen und fragen, wann es mit dem Telefonat passt.

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So hinterlassen Anrufer am Telefon einen guten Eindruck

Meldet der Gesprächspartner sich, dann sagt der Anrufer den Namen seiner Firma, seinen eigenen Vor- und Zunamen und schickt einen Gruß hinterher: „Guten Morgen, Frau X!“ oder „Guten Tag, Herr Y!“ Und auch, wenn es nur ein Telefonat und der andere nicht zu sehen ist: „Lächeln ist wichtig“, sagt Schwarz. Das wirkt sich oft positiv auf das Gespräch aus.

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Businessgespräche: Klare Betonung und wenig Small-Talk

Ebenfalls wichtig: Deutlich sprechen. Nuscheln stoppt den Gesprächsfluss, da das Gegenüber ständig nachfragen muss. Der Anruf sollte aus einer Umgebung erfolgen, in der ein Telefonat in einer angenehmen Atmosphäre möglich ist. Ist es zu laut – etwa, weil im Hintergrund andere reden und lachen – dann besser das Zimmer wechseln.

„Auch sollten Anrufer nach einem wohl dosierten Small Talk schnell zur Sache kommen“, rät Schwarz. Denn im Berufsleben ist Zeit kostbar, unnötig in die Länge gezogenes Geplänkel kann den Gesprächspartner, der viel Arbeit vor sich hat, verärgern.

Angst vor dem Telefonieren: Es kann helfen, darüber zu sprechen

Es gibt aber auch Leute, die ganz einfach telefonscheu sind. Wer das bei sich selbst feststellt, sollte sich der Situation stellen und sich fragen, wovor er konkret Angst hat. Oft kann schon ein Gespräch mit dem Partner oder mit guten Freunden helfen, innere Blockaden zu lösen.

Hat man den Eindruck, dass ein potenzieller Gesprächspartner eher telefonscheu ist, dann sollte man das respektieren – und ihm oder ihr einfach eine Mail schicken.

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Von RND/dpa

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